The 5D Model ile Verimsizliği Önleyin

Neredeyse 1 sene önce Covid hayatımıza girdi. Tüm alışkanlıklarımızı buna göre şekillendirmeye başladık.

Özellikle çalışma hayatımız çok evrildi. Daha önceden bir toplantının maximum katılımcı sayısı toplantı odasının kapasitesi kadar olurdu. Ancak Covid sonrası özellikle online iletişim araçları aracılığıyla sınırsız kişi katılımlı toplantılar yapma imkanı doğdu.

Peki sizce bu iyi bir şey mi? Yönetilebiliyorsa faydalı olabilir. Daha fazla kişinin katılımı ve çok fazla fikrin üretilmesi faydalı olabilir. Ama yönetilebiliyor mu?

Son zamanlarda çoğu arkadaşımdan online tollar üzerinden 40–50 kişilik toplantılara katıldıklarını ve çoğunlukla toplantılardan bir sonuç alınamadan ayrıldıklarına dair duyumlar alıyorum.

Eminim sizlerde böyle başı sonu belli olmayan, sonunda bir aksiyon alınamadan ayrılınan çok fazla toplantıya şahit olmuşsunuzdur.

50 kişi 3 saatlik bir toplantıdan bir sonuç alamadan ayrıldığında totalde 150 adam/saatlik bir israfa sebebiyet verilir. Bu da neredeyse 1 kişinin 1 ay boyunca hiçbirşey yapmadan oturmasına bedeldir. Ve bu sadece 1 toplantıdaki israfın sonucu. Bunu seneye vurduğunuzda inanılmaz iş gücü kayıpları ortaya çıkıyor.

Peki bu inanılmaz işgücü kaybının önüne nasıl geçilir? Bunun önüne geçmek için iyi fasilitatörlere ve iyi fasilitasyon tekniklerine ihtiyacınız var.

İşte burada size oldukça başarılı bir fasilitasyon tekniği olan 5D modelini Liberating Structures metodlarıyla harmanladığım bir yöntemden bahsedeceğim.

Nedir 5D Modeli?

5D Modeli ile bir problemi, geleceğe dair stratejileri ekiplerinizle kolayca ele alıp ona dair aksiyonları belirleyebilir ve atamalarını yapıp takip edebilirsiniz.

1-Definition: Bu adımda tartışmak, geliştirmek istediğimiz konuyu ortaya koyuyoruz. Burada define yapabilmemiz için Problem-Solving Questions yerine Transforming Questions sorarız. Problem-solving soruların aksine transforming questions yapıcı, pozitif ve problem yerine hedefe odaklanan yaklaşıma sahiptir.

Problem solving questions örneği: “Toplantılarımızın sıkıcı olmasını nasıl engelleriz?”

Transforming questions örneği: “Hedef olarak belirlediğimiz iyileştirmeleri gerçekleştirmemize yardımcı olan özel toplantıları nasıl oluşturabiliriz?”

Burada dikkat edeceğiniz üzere kaçınmak istediğimiz durumdan ziyade varmak istediğimiz yere odaklanıyoruz. Problem-solving questions yanlış olmasa da takımın tüm enerjisini emer. Burada neyin problem olduğunun ortaya konulması için Miro & Mural gibi işbirliği araçları üzerinden postitler yazdırılıp daha sonra bunlar oylanarak odaklanılması gereken en önemli sorun ortaya konulabilir.

2-Discover: Bu aşamada geçmişte ilgili problem ile ilgili başarılı deneyimlerine odaklanılır. Başarılı geçmiş deneyimlerin pozitif etkisinden faydalanılır. Eğer takımın ilgili konuyla ilgili geçmişte başarılı bir deneyimi yoksa onlara diğer takımlardan başarılı bir örnek bilip bilmedikleri ve bunu masaya yatırmaları istenir. Eğer o da yoksa okudukları bir kitaptan veya makaleden faydalanmaları istenir.

Koç olarak böyle eventleri facilite ederken çeşitli toollar kullanabilirsiniz;

· Eğer bir discussion yönetiyorsanız takımın konuştuğu geçmiş deneyimleri düzenli olarak özetleyerek ilerleyebilir.

· Brainstorming yapabilirsiniz,

· Eğer brainstorminge katılamayan sessiz utangaç katılımcılarınız varsa brainwriting yapabilirsiniz

· 1–2–4-All gibi Liberating Structures yöntemleri kullanabilirsiniz.

· Takımı ikiye bölebilirsiniz. İlk takımdan konu ile ilgili ana fikirleri çıkarmalarını isterken diğer takımdan en acayip fikirleri çıkarmalarını isteyebilirsiniz.

3- Dream; Takımın ortak ideal bir resme odaklanması iyi bir araçtır. Bu aşamada takımın varmak istediği vizyonu bulması sağlanabilir. Mesela burada 25/10 Crowdsourcing LS metodundaki “Şu andan 10 kat cesur olsanız ne yapardınız?” sorusu kullanılabilir. Bu şekilde ilgili problem/konuyla ilgili varılmak istenen zorlayıcı ama ulaşılabilir hedef ortaya konulur.

4-Design; Bu aşamaya kadar geçmiş başarılı deneyimlerden faydalandık, gelecekte olmasını istediğimiz şeyleri sıraladık. Artık aksiyonlara geçme zamanı geldi. Önümüzdeki süreçte mümkün görülen seçenekleri masaya yatırmanın zamanı geldi. Burada somut ve aksiyon temelli çıktılar elde etmemiz gerekli. %15 solutions LS metodu burada kullanılabilir.

5-Deliver; Bir önceki aşamada elde ettiğimiz olası çözümlerden hangilerini seçeceğimizi bu aşamada belirler ve aksiyonları ilgililerine atarız. Burada çıkan çözümler herkes için net, anlaşılır, kim ne yapacağını biliyor olmalıdır. Bazı durumlarda bazı takım üyeleri ortaya konan çözümle ilgili kafalarında kesinlik oluşmayabilir.

· Burada takım üyelerine şu sorulabilir; “Ortaya konulan çözüm sizin için net mi 0–10 arası bir puan verin. 10 çok net, 0 hiç net değil. “

o Eğer netlik ile ilgili bir sıkıntı varsa;

§ Onlara verdikleri netlik skorunu nasıl artırabileceğinizi sorun,

§ Eğer takımda farklı fikirler varsa, nelerden emin oldularını, nelerden olmadıklarını sorun,

§ Eğer hala netlikte bir sorun varsa, onlara bir müddet bu şekilde gidelim. Deneme yanılma yapıp sonuçları inceleyelim. Eğer istediğimiz yere varmamıza yardımcı olmamışsa o zaman tekrar değerlendirelim diyebilirsiniz.

o Bu son aşamada dot voting yöntemiyle ekibin olası hangi aksiyonları alacağı oylanıp ilgililerine atanabilir.

Toplantıları neden yaparız? Bir problemi çözmek, bir konuda ortak kanaate varmak veya birşeyleri açıklığa kavuşturmak için. Gördüğünüz üzere 5 adımda kolayca sorunu ortaya koyup, varacağımız hedefi belirleyip, olası çözümleri masaya yatırıp, bunlardan en yapılabilir olanları seçip ilgililerine atadık.

Özetle; toplantı gerekli midir gereksiz midir tartışmasına girmeden, toplantı yapılıyorsa israfa yol açmadan kolayca verim alacağınız bir yapıya dönüştürmek sizin elinizde.

Sevgiler.