Nedir bu Kanban Maturity Model (KMM)?
Bu adamı hatırlayorsunuzdur. Peşin satan, yani iş geldiğinde halledip parasını hemen alan. Yani elindekini bitirmeden yeni işi almaz. Bu sayede parasını daha çabuk alır.
Peşin satan kişinin bu davranışı bana hemen Kanban’daki Stop Starting, Start Finishing (Başlamayı bırak, bitirmeye başla) mottosunu yani önce elindekileri bitirmeye odaklan daha sonra yeni iş almayı düşünürsün cümlesini hatırlattı.
Peki neydi Kanban’ın temel pratikleri?
1-Yaptığınız işi görselleştirin
2-İşlerinizi limitlendirin. Aynı anda yapacağınız iş sayısına sınır getirin
3-Akışınızı data ile yönetin.
4- İş kurallarınızı herkese görünür kılın.
5-Geribildirim seansları oturtun. Bunlar toplantılar, Retrolar, reviewlar olabilir.
6-Kaizen, Continuous improvement, self-to-fail
Peki bu pratikler iyi güzel de organizasyonlarda hangi seviyede uygulanmalı? İşte burada organizasyonların olgunluğu ve bunu açıklamak için Kanban Maturity Model devreye giriyor.
Kısaca KMM;
Level 0 : Oblivious: Yani bilinçsiz. Bir şeyler yapılıyor ancak kimse ne yaptığını neden yaptığını tam bilmiyor. Bireysellik ön plandadır. Herkes kendi işini yapar ve kenara çekilir.
Level 1: Takım odaklı: İşler takım olarak yapılmaya başlanır. Ancak yine de takım içinde bireysel kahramanlar vardır.
Level 2: Müşteriye odaklanma başlamıştır ancak Yönetici kahramanlar vardır.
Level 3: Amaca uygun hareket edilir.
Level 4: Riskler ele alınır.
Level 5: Mükemmellik elde edilir.
Level 6: Baştan yaratma yapılır.
KMM’in temelleri;
Culture: Nasıl yaşıyoruz: İnsanların değer verdiği ve prensip olarak kabul ettiği yazılı ve yazılı olmayan şeyler.
Practices: İşlerimizi nasıl yapıyoruz? : Rutin aktiviteler, düzenli kanban pratikleri, alışkanlıklar,
Outcomes: Başardıklarımız ve başarabileceklerimiz. Müşteri beklentilerinin karşılanması, Business goallara ulaşılması vb.
Level 0 : Birey Odaklı
Level 0 da herkes kendi taskından sorumludur. Yani işi yapan kişi sonucundan da mesuldür. Talep eden de yapan da aynıdır.
Level 0'ı bir örnekle açıklayacak olursak; Bir pizza dükkanı işlettiğinizi düşünün. Çalışanlar siparişi müşteriden alıyor, sonra gidip kendi kendilerine siparişi hazırlıyorlar ve müşteriye sunuyorlar. Müşterinin yaşayacağı deneyim tamamen kişiye bağlı. X çalışanı çok iyi pizza hazırlarken Y çalışanı berbat edebilir. Bunu bilen müşteri hep X çalışanının ona pizza hazırlamasını ister . Kendi Pet Pizza hazırlayıcıları vardır. Restoranın sistemine asla güvenmezler.
Level 1 — Takım Odaklı
•Level 1 de süreçler, iş yapış şekilleri iyi anlaşılmamıştır.
•Başarıda süreklilik yoktur.
•İşin ne olduğu belki anlaşılır ancak nasıl yapılacağı, bitmiş ürünün ne olacağı, müşterinin ne beklediği anlaşılmaz.
•Müşterinin kim olduğu veya neden istediği pek bilinmez.
•Çalışanların üzerinde yeni müşteri bulmak için sürekli baskı vardır. Çünkü mevcut müşteriler işletmenin güvenilmez servis kalitesi yüzünden bir daha gelmez.
•İşyeri tutarsızlık, düşük kalite ve yeni müşteri bulma yüküyle stres doludur.
- Stresin arttığı noktada organizasyon Level = 0 a dönüp bireysel kahramanlarıyla durumu kurtarmaya meyillidir.
Level 1'i bir örnekle açıklayacak olursak; Pizzacı örneğinden devam edecek olursak, ekip halinde iş yapılır. Yani hamuru birisi açarken sosu diğeri koyabilir. Fakat işin çıktısı, kalitesi kişilere çok bağlıdır. Ekipte roller değiştiğinde pizzanın kalitesi birden değişebilir. İşte bu tutarsızlık müşteriyi mutsuz eder.
Level 2 — Müşteri Odaklı
•Level 2 de süreçler ve iş yapış şekli oturmuştur ancak iş çıktıları hala tutarsızdır.
•İşin ne olduğu ve nasıl yapılacağı anlaşılmış ancak müşterinin kim olduğu ve neden istediği anlaşılamamıştır. Bunun sebebi çoğunlukla son müşteriyi bilmeyen, tanımayan içerideki çalışanlardır. Ayrıca shared servicelerin birbirleri ile alignmentında sorunlar vardır. Bu yüzden iş çıktılarında tutarsızlıklar oluşur.
•İş çıktısında tam tutarlılık olmadığı için organizasyon zaman zaman strese girebilir. Strese girdiğinde de Level 1 e dönmeye meyil gösterir.
- Bu seviyede bireysel kahramanlardan ziyade yönetici kahramanlar vardır. Müşteriler projelerini sevdikleri yöneticiye ve onun ekibine yaptırmak ister. Çünkü diğer ekibin çıktısına güvenmezler. Özetle Pet Yöneticiler vardır.
Level 2 için örneğimizi devam ettirecek olursak; pizzanın yapılışında süreç oturmuştur . Ama pizzanın teslimi tamamen dükkan sahibinin veya şefin orada bulunmasına bağlıdır. Eğer şef orada değilse pizzanın yapımı veya tesliminde sorun yaşanabilir. Bu yüzden müşterinin kaliteli hizmet alabileceğine olan güveni tamamen şefin dükkanda olup olmamasına bağlıdır.
Level 3 — Amaca Uygun
•Level 3 te artık kahramanlar yoktur. Süreçler oturmuş , işin kalitesi müşterinin istediği gibidir.
•Organizasyon güvenilir olarak adlandırılabilir.
•Müşteriler mutludur.
•Level 3 te işin ne olduğu , nasıl yapılacağı , nasıl teslim edileceği, müşterinin kim olduğu ve ne beklediği takım tarafından tamamen anlaşılmıştır.
•İşyerinde yoğun zamanlar veya normal zamanlar arasında çok az fark vardır.
•Yeni müşteri bulma konusunda bir telaşe yoktur. Çünkü mevcut müşteriler hayli tatmin edilmiştir ve mutludur. Müşterinin organizasyona itimadı tamdır. O yüzden kişilere veya yöneticilere bel bağlamazlar.
- Müşterilerin ihtiyaçları karşılanmıştır ancak tüm paydaşların mesela hisse sahiplerinin ihtiyaçları göz ardı edilmiş olabilir. Bu yüzden uzun vadede ekonomik olarak şirket zora girebilir.
Level 3 için örneğimizi devam ettirecek olursak;
•Çok iyi pizza yapıyoruz. Müşteriler çok memnun, çalışanlar memnun ,
•Yavaş yavaş yeni şube açılması veya menünün gelişmesi gündemimize giriyor.
•Müşterilerimizin beklentilerini karşılamış olsakta onların bizi neden seçtiğini veya extra ne gibi istekleri olduğunu bilmiyoruz.
- Perşembe akşamları 5 ten sonra çoğunlukla iş çevrelerine margarita pizza satıyoruz. Ama kimse bunun neden böyle olduğunu düşünmüyor. Bunu nasıl geliştirebilirizi düşünmüyoruz.
Level 4 — Riskler Gözetilmiş
•Level 4 te organizasyon süreçlerini oturtmuş, tüm paydaşlarını mutlu etmiştir.
•Ancak aynı performansı ileride de sürdürebilmek için predictive modellerle riskleri ele alır. Ve ileride bir sürpriz yaşamamaya çalışılır.
- Bunun için kantitatif yöntemler çok iyi kullanılır .
Level 4 için örneğimizi devam ettirecek olursak;
•Çok iyi pizza yapıyoruz. Müşteriler çok memnun, çalışanlar , tüm paydaşlar çok memnun.
•Farklı class of serviceler ile ekonomik başarıyı yakaladık. Örneğin hızlı teslimat ile farklı müşteri kitlesine hizmet verebilirken masada servis verdiğimizde de başarılı dönüşler aldık.
•Perşembe akşamları işyeri çalışanlarına margarita pizza veriyoruz. Ama bu seviyede bunu neden yaptığımızı biliyoruz. Bunun sebebi; Kişilerin Cuma akşamları genelde haftasonu için planı vardır. Bu yüzden bir gün öncesinde arkadaşlarıyla bir şeyler yapmak isterler ancak çok vakitleri olmaz. En fazla 1 birayla iş çıkışı bir şeyler yemek isterler. Bunun için de margarita pizza hem hızlı hem lezzetli hem de pratik bir seçenektir. Müşterilerimiz Perşembe akşamları margaritayı bu yüzden tercih ederler.
- İşte bu sebeple talebin ne zaman azalacağını, haftanın hangi günü geleceğini biliyoruz. Ayrıca yaptığımız ölçümlemelerle müşterimize yeni bir peynir türü önereceğimiz zaman bunu beğenip beğenmeyeceklerini bilebiliriz.
Level 5 — Pazar Lideri
•Level 5 te organizasyon süreçlerini oturtmuş, tüm paydaşlarını mutlu etmiştir. Riskler ele alınmıştır.
•Ekonomik çıktıyı ve kaliteyi artırmak ve optimize etmek odak noktasıdır.
•5. seviyenin hedefi, amaca uygun değil amaca en uygun (fittest to purpose) olmaktır.
•Continuous improvement bir kurum kültürü haline gelmiştir.
•Birimler kurum hedefiyle align bir şekilde kendi kendilerine karar alıp hareket edebilirler.
•Organizasyon yeni servisler, ürünler vermek için çalışır.
•Kısacası alanında lider firma olmuştur.
Level 5 için örneğimizi devam ettirecek olursak;
•Çok iyi pizza yapıyoruz. Pizzacımız şehrin en iyisi olarak gösteriliyor.
•Müşteriler bizde yediği veya bizden sipariş verdikleri için arkadaşlarına hava atıyor.
Level 6 — Tam Bir Survivor
•Level 6 da kurum artık alanında en iyisidir. Ve varoluş sebeplerini sorgulamaya başlar (double loop learning)
•İlerlediğimiz yol en iyisi mi? Daha iyisi olamaz mı? Müşterilerimize doğru ürünleri servisleri sunuyor muyuz? Sunmuyorsak ne yapabiliriz?
•Doğru iş kolunda mı çalışıyoruz? Başka alana geçme ihtimalimiz var mı?
- Biz kimiz? Mevcut kimliğimiz işimizle birebir ilgili mi? Yoksa kendimizi baştan mı yaratmalıyız?
Level 6 için örneğimizi devam ettirecek olursak;
•Pizza işinde en iyisiydik. Ancak Covid başgösterdi. Ve artık restoranlar kapandı. Bu durumu fırsata çevirerek, dükkanda sunduğumuz pizzanın aynısını yapabilecekleri bir pizza kiti satmaya başladık.
- Bu şekilde kendimizi baştan yarattık ve pizza kiti alanında da lider olduk.
Özetle
Level 0 — Bireysellik ön planda
Level 1 — Takım odaklı. Pet workers, Hero workers
Level 2 — Müşteri odaklı. Pet managers
Level 3 — Amaca uygun çalışır. No more heroism
Level 4 — Riskler ele alınır. Geleceğe dair tahminler yapılır
Level 5 — Alanında en iyisidir. Continuous improvement
Level 6 — Organizasyon kendini baştan yaratır
Kaynak: Kanban Maturity Model — 2nd Edition — David Anderson, Teodora Bozheva
